La collecte et le traitement des données personnelles des candidats locataires sont soumis au RGPD. Les propriétaires bailleurs, même particuliers, ont des obligations précises en matière de protection des données.
Les données des candidats non retenus doivent être supprimées sous 3 mois selon le référentiel CNIL Gestion Locative (2021)
Source : CNIL — Référentiel Gestion Locative 2021
Source : CNIL — Référentiel Gestion Locative 2021
Pourquoi le RGPD s'applique aux propriétaires
Dès lors qu'un propriétaire collecte, stocke ou traite des données personnelles (CNI, bulletins de salaire, avis d'imposition) dans le cadre d'une activité locative, il est responsable de traitement au sens du RGPD. Cette qualification s'applique même aux particuliers possédant un seul logement.
Les données collectées et leur durée de conservation
- Documents des candidats non retenus : suppression sous 3 mois après la décision (référentiel CNIL 2021)
- Documents du candidat retenu : durée du bail + 3 ans
- Données de facturation : 10 ans (obligation comptable)
Les droits des candidats locataires
- Droit d'accès à leurs données (Art. 15 RGPD)
- Droit de rectification (Art. 16 RGPD)
- Droit à l'effacement (Art. 17 RGPD) — sous conditions
- Droit de contester une décision automatisée (Art. 22 RGPD) — score de solvabilité
Les obligations pratiques
- Informer les candidats du traitement de leurs données (notice d'information)
- Ne pas conserver les documents des candidats refusés au-delà de 3 mois
- Sécuriser les documents (chiffrement, accès restreint)
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À retenir
- Propriétaire = responsable de traitement RGPD
- Candidats non retenus : suppression sous 3 mois (CNIL 2021)
- Candidat retenu : conservation durée bail + 3 ans
- Informer les candidats du traitement de leurs données